Setup - Pläne¶
Ein Plan ermöglicht es Dir, häufig verwendete Vorlagen zur späteren Verwendung zu speichern. Du mußt mindestens einen Plan haben, aber Du kannst auch mehrere Pläne verwenden. Die Liste der Pläne befindet sich auf der linken Seite des Planbereichs. Klicke auf das Plus-Symbol, um einen Plan zu erstellen. Das Minus-Symbol löscht einen Plan. Jeder Plan hat drei Unterbereiche:
Nachrichten-Info: wähle Programme und Konversationen für die Archivierung aus.
Optionen: schränke die Archivierung nach Datum ein.
Archiv-Format: wähle aus, wie und wo Deine Nachrichten gespeichert werden sollen.
Nachrichten-Info¶
Öffne den Unterbereich für Nachrichten-Info:
Standardmäßig ist “Alle Konversationen archivieren” ausgewählt. Wenn Du einzelne Konversationen archivieren willst, klicke auf “Konversationen einzeln auswählen”. Es ist möglich, die Namen der Konversationen zu durchsuchen. Außerdem ist es möglich, alle sichtbaren Konversationen auszuwählen oder abzuwählen.
Wenn eine Konversation einen Knopf mit einem i hat, dann ist es eine Gruppen-Konversation. Nach einem Klick auf den i-Knopf wird eine Liste der Teilnehmer der Gruppe angezeigt:
Du kannst nun archivieren, in dem Du auf den Lastwagen-Knopf klickst. Du kannst entweder den ausgewählten Plan oder alle aktiven Pläne archivieren.
Optionen¶
Im Unterbereich Optionen kannst Du die Archivierung nach Alter der Nachrichten einzuschränken. Du kannst außerdem Url-Voransichten herunterladen, wenn diese fehlen.
Mit der Option “In Bereich archivieren” wird die Archivierung von Nachrichten in einem Datums- oder Alter-Bereich eingeschränkt. Im obigen Screenshot werden alle Nachrichten zwischen dem 01-Jan-2024 und dem 31-Dez-2024 archiviert.
Du kannst auswählen, ob ein oberes/unteres Datum oder ein Datumsbereich für die Archivierung genommen werden soll. Entweder kannst Du das Datum direkt editieren oder mit dem Kalender. Für einen Bereich von Tagen ist das Interface ähnlich:
Hier kann ein Bereich von Tagen eingegeben werden. Das Datum, das zu dem Tag hört, steht rechts daneben. Wenn Du alle Nachrichten archivieren willst, die älter als ein Jahr sind, dann wähle “Älter als” aus und dann 365.
Du kannst auch auswählen, daß nur neue Nachrichten mit “seit Datum der letzten Archivierung” archiviert werden. Neu ausgewählte Konversationen werden komplett archiviert. Danach werden nur noch neue Nachrichten hinzugefügt. Das Datum der letzten Archivierung wird angezeigt.
Wenn Du Urls gesendet oder erhalten hast ohne Url-Vorschau, dann kannst Du diese mit der Option “Fehlende URL-Vorschauen laden” von den Webseiten herunterladen.
Archiv-Format¶
In Archiv-Format wird das mögliche Haupt-Datenformat ausgewählt: Interne Datenbank (Valentina - eine schnelle Datenbank von Paradigma Software), PDF oder Html. Klicke für jedes Format auf den grauen Knopf, um den Speicherort des Archivs im Finder anzuzeigen.
Optionen für die Interne Datenbank¶
Die interne Datenbank ist die Standard-Speicheroption für MAX Messages. Die Datenbank speichert alle Deine Nachrichten in 2 Dateien (eine zusätzliche Datei wird geöffnet, wenn die Datenbank geöffnet ist).
Mit dem Knopf “Auswählen” kannst Du ein vorhandenes Archiv auswählen. Über das Dropdown-Menü kannst Du vordefinierte Speicherorte wie den Benutzer- oder den Benutzer-Dokumente-Ordner auswählen. Mit dem Knopf “Neu” kannst Du ein neues Archiv erstellen. Das Archiv wird erstellt, sobald die Archivierung startet.
Optionen für PDF¶
PDF ist ein im Format von Adobe, was im wesentlichen nur zum Lesen dient. Über “Auswählen” kann man den Ordner der PDF-Dateien festlegen. Über das Dropdown-Menü kann man mit einem Klick einen Unterordner vom Dokumenten-Ordner, dem Benutzer-Order oder dem Schreibtisch auswählen. Die Archivierung nach PDF legt für Nachrichten eines Tages je eine Datei an. “Anhänge hinzufügen” zur Archivierung von Anhängen ist automatisch ausgewählt.
MAX Messages verfügt nicht über die Möglichkeit, PDFs anzuzeigen oder zu durchsuchen. Aber es gibt genügend Programme, die das können. Zum Beispiel:
Wenn Du mehr darüber erfahren möchtest, wie Du das Programm mit MAX Messages verwenden kannst, besuche das Blog und suche nach dem Namen der Programms.
Optionen für Html¶
Die Optionen für die Archivierung zu Html sind identisch zu denen für PDF. Über “Auswählen” kann man den Ordner der Html-Dateien festlegen. Über das Dropdown-Menü kann man mit einem Klick einen Unterordner vom Dokumenten-Ordner, dem Benutzer-Order oder dem Schreibtisch auswählen. Die Archivierung nach Html legt für Nachrichten eines Tages je eine Datei an. “Anhänge hinzufügen” zur Archivierung von Anhängen ist automatisch ausgewählt.